Privacyverklaring
N.V. Simpex International is sinds 1994 importeur en distributeur van voeding, dranken en consumentenproducten in Suriname. In deze verklaring leest u welke gegevens wij via deze website en webshop verzamelen, waarom wij dat doen, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie wij zijn
Verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens is:
Antonmonizstraat 9, Paramaribo, Suriname
Groentenweg 146, Nickerie, Suriname
Telefoon +597 520963 (Paramaribo), +597 232454 (Nickerie)
E-mail info@simpex.sr
Website https://simpex.sr
Onze webshop is bedoeld voor bedrijven (winkels, supermarkten, horeca en andere zakelijke afnemers). De meeste gegevens die wij verwerken zijn bedrijfsgegevens. Gegevens over personen, zoals de naam en het e-mailadres van een contactpersoon, behandelen wij met dezelfde zorg.
2. Wettelijk kader
De Grondwet van Suriname beschermt de persoonlijke levenssfeer. Voor zover wij weten heeft Suriname op dit moment nog geen algemene wet op de bescherming van persoonsgegevens die in werking is; een ontwerp van een Wet Bescherming Privacy en Persoonsgegevens is in behandeling. Wij volgen in de tussentijd de algemeen aanvaarde uitgangspunten: wij verzamelen niet meer dan nodig is, gebruiken gegevens alleen voor het doel waarvoor u ze gaf, beveiligen ze en geven u inzage. Wanneer een wet in werking treedt, passen wij deze verklaring daarop aan.
3. Welke gegevens wij verwerken en waarvoor
Bezoek aan de website
Zonder account kunt u ons assortiment bekijken. Wij gebruiken dan alleen de cookies en browseropslag uit hoofdstuk 6 en meten het bezoek met Google Analytics (hoofdstuk 7). Onze hostingpartij houdt technische serverlogs bij (zoals IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina) om de website veilig en werkend te houden.
Aanvraag van een groothandelsaccount
Prijzen en bestellen zijn alleen beschikbaar voor goedgekeurde zakelijke klanten. Wanneer u een account aanvraagt, vragen wij:
- bedrijfsnaam, naam van de contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer en plaats;
- uw KKF-nummer en een uittreksel van de Kamer van Koophandel en Fabrieken (PDF of foto, maximaal 5 MB);
- een optioneel bericht, bijvoorbeeld wat u verkoopt en wat uw gemiddelde afname is;
- de taal waarin u de website gebruikt (Nederlands of Engels), zodat wij u in die taal kunnen mailen.
Wij gebruiken deze gegevens om te controleren of u een geregistreerd bedrijf bent, om uw aanvraag te beoordelen en om contact met u op te nemen. Het KKF-uittreksel slaan wij op in onze beveiligde database, niet als openbaar bestand op de website. Alleen bevoegde medewerkers kunnen het openen via onze backoffice.
Klantaccount en contactpersonen
Na goedkeuring maken wij een account voor uw bedrijf aan, meestal gekoppeld aan uw klantgegevens in ons boekhoud- en voorraadsysteem SAP Business One. Voor elke persoon die namens uw bedrijf inlogt (een contactpersoon) bewaren wij naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, rol en rechten (bijvoorbeeld wel of niet bestellen, wel of niet facturen inzien), taalvoorkeur en het tijdstip van de laatste keer inloggen. Wachtwoorden bewaren wij nooit leesbaar, alleen als versleutelde hash. De eigenaar van het account kan collega's uitnodigen; die ontvangen dan een e-mail met een link om een wachtwoord in te stellen.
Daarnaast bewaren wij de afleveradressen die u opgeeft (met telefoonnummer en aanwijzingen voor de bezorger) en de producten die u als favoriet markeert.
Bestellingen
Bij een bestelling verwerken wij de artikelen, aantallen en prijzen, het gekozen afleveradres, uw gewenste leverdatum, uw eigen referentie (PO-nummer), uw opmerking voor Simpex, welke contactpersoon de bestelling plaatste en de status van de bestelling. Elke bestelling wordt direct als offerte in SAP Business One gezet. Onze medewerkers verwerken die daar tot verkooporder, factuur en afleverbon. Wij gebruiken deze gegevens om uw bestelling uit te voeren, te leveren en te factureren, om u op de hoogte te houden en voor onze administratie.
Online betalen is niet mogelijk. Wij vragen en bewaren via de website dus geen bank- of kaartgegevens. U betaalt op factuur, volgens de betalingsvoorwaarden die met u zijn afgesproken.
4. Betalingsvoorwaarden en kredietcontrole
Uit SAP Business One lezen wij voor uw bedrijf de betalingsvoorwaarden (bijvoorbeeld vooruitbetaling, contant bij levering of betaling binnen een aantal dagen), de kredietlimiet, het openstaande saldo, openstaande orders en uw facturen. Contactpersonen met de juiste rechten zien deze gegevens onder Mijn account.
Bij het plaatsen van een bestelling controleert de webshop of het bedrag binnen uw beschikbare krediet past. Gaat een bestelling daarboven, dan krijgt u daarvan een melding. Afhankelijk van de instelling kunt u de bestelling dan niet plaatsen, of wordt deze eerst door uw accountmanager bekeken voordat wij haar verwerken. Een bestelling wordt dus nooit alleen door de computer afgewezen zonder dat u contact met ons kunt opnemen; u kunt altijd uw accountmanager bellen of mailen.
5. E-mails
Wij sturen alleen e-mails die bij het gebruik van de webshop horen: de bevestiging van uw aanvraag, een welkomstmail of uitnodiging met een link om een wachtwoord in te stellen, een link om uw wachtwoord opnieuw in te stellen, de bevestiging van uw bestelling en berichten wanneer de status verandert (bijvoorbeeld verwerkt, gefactureerd, betaald, onderweg, geleverd of geannuleerd). Onze medewerkers krijgen een melding van nieuwe aanvragen en bestellingen.
Van elke verstuurde e-mail houden wij een logboek bij met ontvanger, onderwerp, soort e-mail, tijdstip en of het verzenden lukte. De inhoud van de e-mail bewaren wij niet in dat logboek. Wij sturen via de webshop geen nieuwsbrieven of reclame.
7. Google Analytics
Wij meten het gebruik van de website met Google Analytics 4 van Google (meet-ID G-YH1BDRVG4N). Wij zien daarmee bijvoorbeeld welke pagina's bezocht worden, via welke weg bezoekers binnenkomen en welk soort apparaat zij gebruiken. Dat helpt ons de website te verbeteren.
- Google Analytics plaatst de cookies
_gaen_ga_YH1BDRVG4N(zie hoofdstuk 6). - Volgens Google worden IP-adressen in Google Analytics 4 niet vastgelegd of opgeslagen. Google gebruikt het IP-adres alleen kort om een globale locatie (zoals land of stad) af te leiden.
- Wij sturen geen namen, e-mailadressen of bestelgegevens naar Google Analytics.
- Google verwerkt de gegevens op servers die buiten Suriname kunnen staan, onder meer in de Verenigde Staten. Meer informatie: hoe Google gegevens gebruikt van sites die zijn diensten gebruiken.
- U kunt meting door Google Analytics voorkomen door cookies te blokkeren of met de browser-add-on van Google.
8. Met wie wij gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet aan anderen voor hun eigen marketing. Wij schakelen wel dienstverleners in die gegevens namens ons verwerken:
- Hostinger: hosting van de website en de database, en het verzenden van e-mail. De servers staan buiten Suriname.
- SAP Business One: ons eigen boekhoud- en voorraadsysteem, waarin klanten, bestellingen, facturen en betalingen worden verwerkt.
- Google: Google Analytics, zoals beschreven in hoofdstuk 7.
Daarnaast kunnen wij gegevens verstrekken als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, of als dat nodig is om een vordering te innen.
9. Hoe lang wij gegevens bewaren
- Aanvragen die niet tot een account leiden, met het KKF-uittreksel: niet langer dan nodig om de aanvraag af te handelen, en in principe uiterlijk 12 maanden na de beslissing.
- Accountgegevens en contactpersonen: zolang u klant bent. Een contactpersoon die niet meer voor uw bedrijf werkt, kan de eigenaar van het account of uw accountmanager uitschakelen of laten verwijderen.
- Bestellingen, facturen en betalingen: zolang de wettelijke bewaarplicht voor de administratie en de belastingen dat vereist.
- Inlogpogingen (e-mailadres en IP-adres, gebruikt tegen misbruik): automatisch verwijderd na 2 dagen.
- Wachtwoordlinks: eenmalig te gebruiken; een herstellink is maximaal 24 uur geldig, een welkomstlink maximaal 7 dagen.
- E-maillogboek: zolang nodig om vragen over verzonden berichten te kunnen beantwoorden.
- Google Analytics: volgens de bewaartermijn die in Google Analytics is ingesteld.
10. Beveiliging
De website werkt alleen via een beveiligde verbinding (https). Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en wachtwoordlinks zijn eenmalig en tijdelijk. Herhaalde mislukte inlogpogingen worden geblokkeerd. Medewerkers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij voor hun werk nodig hebben, en KKF-uittreksels zijn niet via een openbare link te openen. Geen enkele beveiliging is volmaakt: merkt u iets verdachts, bijvoorbeeld een bestelling die u niet zelf plaatste, neem dan direct contact met ons op.
11. Uw rechten
U kunt ons vragen:
- welke gegevens wij over u hebben (inzage);
- onjuiste gegevens te verbeteren (correctie); een deel kunt u ook zelf aanpassen onder Mijn account;
- gegevens te verwijderen die wij niet meer nodig hebben of niet hoeven te bewaren (verwijdering);
- te stoppen met een bepaald gebruik van uw gegevens (bezwaar).
Stuur uw verzoek naar info@simpex.sr of bel ons. Wij kunnen u vragen wie u bent, zodat wij gegevens niet aan de verkeerde persoon geven. Wij reageren in de regel binnen vier weken. Gegevens die wij wettelijk moeten bewaren, zoals facturen, kunnen wij pas verwijderen als die bewaarplicht voorbij is.
12. Wijzigingen en contact
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als de website verandert of als er een Surinaamse privacywet in werking treedt. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt. Vragen over privacy? Mail naar info@simpex.sr of bel +597 520963.
Zie ook onze verkoopvoorwaarden.
Privacy notice
N.V. Simpex International has been an importer and distributor of food, beverages and consumer products in Suriname since 1994. This notice explains which data we collect through this website and web shop, why we do so, who we share it with, how long we keep it and what rights you have.
1. Who we are
The party responsible for processing your data is:
Antonmonizstraat 9, Paramaribo, Suriname
Groentenweg 146, Nickerie, Suriname
Phone +597 520963 (Paramaribo), +597 232454 (Nickerie)
Email info@simpex.sr
Website https://simpex.sr
Our web shop is meant for businesses (shops, supermarkets, hospitality and other trade customers). Most of the data we process is business data. Data about people, such as a contact person's name and email address, is handled with the same care.
2. Legal framework
The Constitution of Suriname protects personal privacy. As far as we know, Suriname does not yet have a general personal data protection law in force; a draft Privacy and Personal Data Protection Act (Wet Bescherming Privacy en Persoonsgegevens) is under consideration. In the meantime we follow generally accepted principles: we collect no more than needed, use data only for the purpose you gave it for, keep it secure and give you access. When a law comes into force, we will update this notice accordingly.
3. What data we process and why
Visiting the website
You can browse our range without an account. In that case we only use the cookies and browser storage in section 6 and measure the visit with Google Analytics (section 7). Our hosting provider keeps technical server logs (such as IP address, time and requested page) to keep the website secure and working.
Applying for a wholesale account
Prices and ordering are only available to approved business customers. When you apply for an account, we ask for:
- company name, contact person's name, email address, phone number and city;
- your KKF number and an extract from the Chamber of Commerce and Industry (KKF) (PDF or photo, at most 5 MB);
- an optional message, for example what you sell and your typical monthly volume;
- the language you use the website in (Dutch or English), so we can email you in that language.
We use this data to check that you are a registered business, to assess your application and to contact you. The KKF extract is stored in our secured database, not as a public file on the website. Only authorised staff can open it through our back office.
Customer account and contact persons
Once approved, we create an account for your business, usually linked to your customer record in our accounting and inventory system SAP Business One. For each person who signs in on behalf of your business (a contact person) we keep their name, email address, phone number, position, role and rights (for example whether they may order or see invoices), language preference and the time of their last sign-in. Passwords are never stored in readable form, only as an encrypted hash. The account owner can invite colleagues, who then receive an email with a link to set a password.
We also keep the delivery addresses you enter (with phone number and instructions for the driver) and the products you mark as favourites.
Orders
When you order, we process the items, quantities and prices, the chosen delivery address, your preferred delivery date, your own reference (PO number), your note for Simpex, which contact person placed the order and the order status. Every order is entered straight away as a quotation in SAP Business One. Our staff process it there into a sales order, invoice and delivery note. We use this data to fulfil, deliver and invoice your order, to keep you informed and for our accounts.
Online payment is not available. We therefore do not ask for or store any bank or card details through the website. You pay by invoice, under the payment terms agreed with you.
4. Payment terms and credit check
From SAP Business One we read your company's payment terms (for example prepayment, cash on delivery or payment within a number of days), credit limit, open balance, open orders and your invoices. Contact persons with the right permissions can see this under My account.
When an order is placed, the web shop checks whether the amount fits within your available credit. If an order goes over it, you are told. Depending on the setting you either cannot place the order, or your account manager reviews it before we process it. An order is therefore never turned down by the computer alone without you being able to reach us; you can always call or email your account manager.
5. Emails
We only send emails that belong to using the web shop: confirmation of your application, a welcome email or invitation with a link to set a password, a link to reset your password, confirmation of your order and messages when its status changes (for example processed, invoiced, paid, out for delivery, delivered or cancelled). Our staff are notified of new applications and orders.
For every email sent we keep a log with recipient, subject, type of email, time and whether sending succeeded. We do not keep the content of the email in that log. We do not send newsletters or advertising through the web shop.
7. Google Analytics
We measure use of the website with Google Analytics 4 from Google (measurement ID G-YH1BDRVG4N). This shows us, for example, which pages are visited, how visitors arrive and what kind of device they use. That helps us improve the website.
- Google Analytics sets the cookies
_gaand_ga_YH1BDRVG4N(see section 6). - According to Google, Google Analytics 4 does not log or store IP addresses. Google only uses the IP address briefly to derive an approximate location (such as country or city).
- We do not send names, email addresses or order data to Google Analytics.
- Google processes the data on servers that may be outside Suriname, including in the United States. More information: how Google uses information from sites that use its services.
- You can prevent measurement by Google Analytics by blocking cookies or with Google's browser add-on.
9. How long we keep data
- Applications that do not lead to an account, including the KKF extract: no longer than needed to handle the application, and as a rule no more than 12 months after the decision.
- Account data and contact persons: as long as you are a customer. A contact person who no longer works for your business can be switched off or removed by the account owner or your account manager.
- Orders, invoices and payments: as long as the legal retention obligations for accounting and tax require.
- Sign-in attempts (email and IP address, used against abuse): deleted automatically after 2 days.
- Password links: single use; a reset link is valid for at most 24 hours, a welcome link for at most 7 days.
- Email log: as long as needed to answer questions about messages sent.
- Google Analytics: according to the retention period set in Google Analytics.
10. Security
The website only works over a secure connection (https). Passwords are stored encrypted and password links are single use and temporary. Repeated failed sign-in attempts are blocked. Staff only have access to the data they need for their work, and KKF extracts cannot be opened through a public link. No security is perfect: if you notice anything suspicious, such as an order you did not place, please contact us right away.
11. Your rights
You can ask us:
- what data we hold about you (access);
- to correct inaccurate data (correction); some of it you can also change yourself under My account;
- to delete data we no longer need or are not required to keep (deletion);
- to stop a particular use of your data (objection).
Send your request to info@simpex.sr or call us. We may ask you to confirm who you are, so we do not give data to the wrong person. We normally respond within four weeks. Data we are legally required to keep, such as invoices, can only be deleted once that obligation has ended.
12. Changes and contact
We may update this notice, for example when the website changes or when a Surinamese privacy law comes into force. The date at the top shows which version applies. Questions about privacy? Email info@simpex.sr or call +597 520963.
See also our terms of sale.
This English text is a translation. If the Dutch and English versions differ, the Dutch version prevails.